Госкомпании и госсектор
Разберём движение заявок, документов и поручений между подразделениями. Найдём причины ожиданий и возвратов и подготовим план улучшений с понятными ролями и измеримыми показателями.
Восстанавливаем реальный путь документа по данным и интервью.
Разделяем обязательные процедуры и внутренние организационные задержки.
Показываем потери на стыках подразделений и при повторных согласованиях.
Опираемся на опыт проекта по сокращению цикла заключения договоров в госкомпании.
Где процессы теряют время, даже когда подразделения заняты
Документ неделями ждёт следующего согласования
Исполнение задачи откладывается, а общий срок становится непредсказуемым.
Заявку возвращают из-за неполных исходных данных
Сотрудники повторяют подготовку, а следующие этапы ждут исправлений.
Несколько подразделений выполняют одну и ту же проверку
Рабочее время расходуется повторно без понятной зоны ответственности.
Статус задачи приходится выяснять по переписке
Руководитель тратит время на поиск информации вместо решения отклонений.
Поручение передают без срока и ответственного
Вопрос остаётся между подразделениями до очередной эскалации.
Требования уточняются после начала согласования
Подготовленные материалы приходится пересматривать и отправлять повторно.
План выполняется только после вмешательства руководителя
Участники ждут ручного решения, а типовые задержки повторяются.
Отчёт фиксирует просрочку, но не показывает её причину
Нельзя определить, какое изменение даст результат в следующем цикле.
Сколько могут стоить ожидания и повторная обработка документов
Календарное ожидание документа не равно времени активной работы сотрудника. Сначала разделяем длительность цикла и трудозатраты, затем оцениваем подтверждённые последствия для связанных задач.
Что делает ITLS во время анализа выбранного административного процесса
Выбираем процесс и показатели
Согласуем границы: от появления потребности до решения, исполнения или передачи результата.
Результат для клиента: Понятно, какой процесс исследуем, кто участвует и как измеряем срок.
Результат для клиента: Понятно, какой процесс исследуем, кто участвует и как измеряем срок.
Наблюдаем движение и проводим замеры
Изучаем историю конкретных заявок, документов и поручений, проводим интервью.
Результат для клиента: Есть последовательность действий, ожиданий и возвратов.
Результат для клиента: Есть последовательность действий, ожиданий и возвратов.
Строим карту текущего состояния
Показываем переходы между подразделениями, повторные проверки и точки остановки.
Результат для клиента: Видно, где теряется время и кому не хватает исходных данных.
Результат для клиента: Видно, где теряется время и кому не хватает исходных данных.
Определяем причины и целевое состояние
Уточняем требования на входе, роли, порядок передачи и контрольные точки.
Результат для клиента: Есть предложения по сокращению внутренних задержек с сохранением обязательных процедур.
Результат для клиента: Есть предложения по сокращению внутренних задержек с сохранением обязательных процедур.
Передаём план изменений
Определяем приоритеты, ответственных за изменения и способ проверки эффекта.
Результат для клиента: Руководство получает основу для согласования и запуска улучшений.
Результат для клиента: Руководство получает основу для согласования и запуска улучшений.
От первого разговора до плана изменений
По итогам диагностики — измеримая картина процесса и план действий
- Границы процесса, состав участников и согласованные показатели;
- Описание предлагаемого целевого процесса и распределения ролей;
- Карту фактического движения заявки, документа или поручения;
- Перечень мероприятий с приоритетами и зависимостями;
- Замеры активной работы, ожиданий и повторных согласований;
- Показатели проверки сроков и качества после внедрения;
- Перечень потерь с привязкой к этапам и подразделениям;
- Итоговое обсуждение выводов с владельцем процесса и руководством.
- Оценку влияния задержек на общий срок исполнения;
Что измеряем во время диагностики
Что менялось после диагностики и внедрения решений
Проблема: внутренние передачи и повторные согласования затягивали закупочный цикл и оставляли поставщикам мало времени на исполнение.
Что сделали: восстановили путь документов, выявили задержки между подразделениями, ввели проверки исходных материалов и уточнили ответственность участников.
Результат: цикл заключения договоров сократился с 24 до 4 месяцев.
Срок работы: менее полугода.
Что сделали: восстановили путь документов, выявили задержки между подразделениями, ввели проверки исходных материалов и уточнили ответственность участников.
Результат: цикл заключения договоров сократился с 24 до 4 месяцев.
Срок работы: менее полугода.
Задача: сократить задержки поручений, передаваемых по электронной почте. Статусы собирали вручную, а ответственного за следующий шаг приходилось уточнять у нескольких участников.
Что сделали: восстановили маршрут поручения, закрепили владельца процесса и ответственных на этапах. Определили требования к исходным материалам, сроки передачи и единый порядок фиксации статуса.
Результат: участникам стало понятно, кто выполняет следующий шаг и какие данные ему нужны. Руководитель получил возможность видеть задержки до наступления итогового срока.
Что сделали: восстановили маршрут поручения, закрепили владельца процесса и ответственных на этапах. Определили требования к исходным материалам, сроки передачи и единый порядок фиксации статуса.
Результат: участникам стало понятно, кто выполняет следующий шаг и какие данные ему нужны. Руководитель получил возможность видеть задержки до наступления итогового срока.
Стоимость: госкомпании и госсектор
Стоимость диагностики — по согласованному объёму работ.
Срок — после уточнения границ процесса, числа участников и доступности данных.
В состав диагностики входят анализ выбранного процесса, карта текущего состояния, перечень проблем, описание целевого состояния и мероприятия по устранению потерь.
Срок — после уточнения границ процесса, числа участников и доступности данных.
В состав диагностики входят анализ выбранного процесса, карта текущего состояния, перечень проблем, описание целевого состояния и мероприятия по устранению потерь.
Для каких организаций полезна оптимизация процессов
Госкомпаниям
когда длительные согласования задерживают договоры и связанные проекты.
Организациям с несколькими уровнями управления
когда документ многократно передают между подразделениями.
Учреждениям с большим потоком заявок
когда возвраты на доработку перегружают сотрудников.
Проектным и обеспечивающим подразделениям
когда сроки зависят от качества исходных данных и согласованности действий.
Руководителям и владельцам процессов
которым нужен обоснованный план сокращения внутренних задержек.
Работу можно начать с одного проблемного процесса. Масштаб исследования согласуется до заключения договора.
Частые вопросы
Для одного ограниченного процесса можно обсудить ориентир около двух недель. Число подразделений, доступность истории документов и график интервью влияют на итоговый срок.
Диагностика показывает, какие этапы задерживают согласования и что нужно изменить. После внедрения сравниваем сроки и количество возвратов на сопоставимых задачах.
Карту текущего процесса, перечень причин ожиданий и возвратов, описание целевого взаимодействия и дорожную карту. Объём разработки и утверждения новых регламентов согласуется отдельно.
История нескольких сопоставимых документов или заявок, даты переходов, версии и замечания, действующие регламенты и состав участников. Перечень доступных материалов и условия работы с ними согласуются до начала проекта.
Исследование можно строить на истории завершённых документов и интервью в согласованное время. Порядок перехода к новым правилам обсуждается отдельно.
Интервью и восстановление маршрута документов могут проходить онлайн при согласованном доступе к материалам. Формат определяется с учётом внутренних правил организации.
Узнайте, где производственный процесс теряет время
Расскажите, какой участок отстаёт от плана, где возникают простои или переделки. На первом разговоре определим, с какого процесса начать аудит и какие данные понадобятся.