Сотрудники уходят из-за беспорядка в процессах
Задачи противоречат друг другу, сроки меняются, а ошибки приходится исправлять за счёт личного времени? Проверим, как организация работы влияет на нагрузку команды. Поможем устранить повторяющиеся сбои и сделать требования, приоритеты и ответственность понятными.
Изучаем реальные задачи и затруднения сотрудников.
Проверяем загрузку, приоритеты и взаимодействие подразделений.
Уточняем требования к результату и границы ответственности.
Оцениваем изменения по рабочим показателям.
Люди тратят силы на преодоление системы, а не на результат
Несколько руководителей ставят несовместимые задачи
Сотрудник вынужден самостоятельно выбирать приоритет и рискует получить претензии от каждого заказчика.
Новые поручения появляются без пересмотра нагрузки
Работа добавляется, но сроки прежних задач сохраняются. Переработки становятся постоянными.
Ответственность есть, полномочий не хватает
От сотрудника требуют результата, хотя необходимые решения и ресурсы находятся вне его контроля.
Требования выясняются после выполнения
Готовую работу возвращают на переделку из-за критериев, которые заранее не были согласованы.
Ошибки на стыках отделов превращаются в конфликты
Задачи передаются без нужной информации, а участники спорят, кто должен устранять последствия.
Знания приходится собирать по крупицам
Новички не находят понятных инструкций, а опытные сотрудники постоянно отвлекаются на одинаковые вопросы.
Обращения о проблемах остаются без решения
Команда сообщает о повторяющихся затруднениях, но не получает ответа или видимых изменений.
Работа держится на нескольких незаменимых людях
Они подхватывают срочные задачи, исправляют чужие ошибки и не могут полноценно передать обязанности.
Какие ресурсы забирает беспорядок в работе
Уход сотрудника может быть связан с оплатой, карьерой, руководством и личными обстоятельствами. Не относим все кадровые потери к процессам автоматически. Проверяем конкретные ситуации, а расходы на подбор и адаптацию учитываем отдельно при наличии достоверных данных.
Что делает ITLS для улучшения организации работы команды
Уточняем проблему и собираем примеры
Обсуждаем с руководителями и сотрудниками повторяющиеся затруднения. Изучаем доступную обратную связь, обращения и сведения о причинах увольнений.
Результат для клиента: перечень ситуаций для проверки без преждевременных выводов.
Результат для клиента: перечень ситуаций для проверки без преждевременных выводов.
Исследуем задачи и взаимодействие
Разбираем постановку поручений, изменение приоритетов, передачу информации и согласование результатов.
Результат: карта процесса с источниками ожиданий, переделок и конфликтов.
Результат: карта процесса с источниками ожиданий, переделок и конфликтов.
Проверяем нагрузку и ответственность
Сопоставляем объём работы, доступное время, полномочия и требования. Выявляем зависимости от отдельных сотрудников.
Результат: подтверждённые организационные ограничения и зоны риска.
Результат: подтверждённые организационные ограничения и зоны риска.
Разрабатываем и проверяем изменения
Согласуем правила постановки задач, распределения нагрузки, приёмки результата и обращения за решением. Проверяем их на выбранном процессе.
Результат: данные о влиянии изменений на работу и затруднения команды.
Результат: данные о влиянии изменений на работу и затруднения команды.
Закрепляем правила и обратную связь
Фиксируем ответственность, актуализируем необходимые инструкции и определяем порядок рассмотрения проблем.
Результат: понятный способ поддерживать рабочий порядок и реагировать на отклонения.
Результат: понятный способ поддерживать рабочий порядок и реагировать на отклонения.
От разбора затруднений до проверки нового порядка работы
По итогам проекта — понятные задачи и согласованный порядок взаимодействия
- Перечень затруднений команды с подтверждающими примерами.
- Согласованные требования к результату и его приёмке.
- Карту выбранного процесса и передачи работы между участниками.
- Инструкции для выбранных повторяющихся операций.
- Выводы об организационных причинах перегрузки и переделок.
- Результаты проверки изменений и обратную связь участников.
- Правила постановки задач и изменения приоритетов.
- Порядок рассмотрения проблем и поддержания рабочих правил.
- Распределение ответственности и необходимых полномочий.
Как проверяем, что работать стало понятнее
Примеры улучшения организации работы
Эти проекты ITLS показывают изменения в производственных процессах. Приведённые результаты относятся к выпуску и времени операций. Снижение текучести или рост удовлетворённости сотрудников как отдельный результат в них не заявляются.
Проблема: существующий темп выпуска не позволял выполнить заказ в требуемый срок.
Что сделали: исследовали операции и ограничения, изменили организацию участков, переналадку и движение деталей.
Результат проекта: выпуск вырос с 2,6 до 8 отводов в час. Переналадка сократилась с 214 до 30–40 минут.
Период достижения результата: 3 месяца.
Что сделали: исследовали операции и ограничения, изменили организацию участков, переналадку и движение деталей.
Результат проекта: выпуск вырос с 2,6 до 8 отводов в час. Переналадка сократилась с 214 до 30–40 минут.
Период достижения результата: 3 месяца.
Проблема: ожидания и несогласованность операций ограничивали выпуск корпусов.
Что сделали: разделили потоки, пересмотрели выдачу заданий и оснастку, устранили ожидание при нагреве.
Результат проекта: выпуск увеличился с 21 до 42 корпусов за рабочий день. На партии из 10 изделий исключили 50 минут ожидания.
Что сделали: разделили потоки, пересмотрели выдачу заданий и оснастку, устранили ожидание при нагреве.
Результат проекта: выпуск увеличился с 21 до 42 корпусов за рабочий день. На партии из 10 изделий исключили 50 минут ожидания.
Стоимость проекта по упорядочению процессов и взаимодействия
Стоимость — после определения границ проекта
Срок — по согласованному плану
В состав входят исследование рабочих затруднений, анализ выбранного процесса, проверка нагрузки и ответственности, разработка правил взаимодействия и сопровождение их применения.
Количество подразделений, объём обучения и необходимость настройки информационных систем фиксируются в предложении и договоре.
Срок — по согласованному плану
В состав входят исследование рабочих затруднений, анализ выбранного процесса, проверка нагрузки и ответственности, разработка правил взаимодействия и сопровождение их применения.
Количество подразделений, объём обучения и необходимость настройки информационных систем фиксируются в предложении и договоре.
Когда стоит проверить организацию работы
Компаниям с жалобами на постоянный хаос
где сотрудники регулярно сообщают о противоречивых задачах, переделках и неясных требованиях.
Растущему бизнесу
где прежние устные договорённости перестали справляться с объёмом работы.
Организациям с конфликтами между отделами
где передача задач сопровождается спорами об ответственности.
Руководителям перегруженных команд
где результат достигается за счёт переработок и постоянного участия сильнейших сотрудников.
Компаниям со сложной адаптацией новичков
где знания остаются у отдельных людей, а порядок выполнения работы трудно объяснить и передать.
Начать можно с одного подразделения или процесса. Причины, связанные с оплатой, карьерным развитием и другими кадровыми вопросами, рассматриваются совместно с ответственными руководителями и кадровой службой.
Частые вопросы
Сопоставляем доступную обратную связь, причины увольнений и реальные рабочие ситуации. Проверяем повторяемость затруднений. Одного объяснения недостаточно, чтобы связать уход человека только с организацией работы.
Не обязательно. Иногда достаточно уточнить ответственность, полномочия и порядок взаимодействия. Изменение структуры рассматриваем, если существующее распределение ролей действительно мешает работе.
Нет. На решение сотрудника влияют разные обстоятельства. В проекте проверяем изменение конкретных рабочих условий и показателей. Динамику увольнений можно наблюдать отдельно вместе с кадровой службой.
Разбираем конкретные задачи, сроки, переписки и результаты. Это помогает отделить различия в ожиданиях от подтверждённых нарушений процесса.
Объём правил должен соответствовать задаче. Проверяем, помогают ли они выполнять работу, сокращать уточнения и предупреждать ошибки. Неиспользуемые формы и дублирующую отчётность рассматриваем на предмет упрощения.
Назначаем ответственных, определяем порядок актуализации правил и рассмотрения обращений. Проверяем, применяются ли договорённости при обычной нагрузке и возникновении срочных задач.
Выясните, что мешает команде работать спокойно и результативно
Расскажите, на какие затруднения жалуются сотрудники, где возникают конфликты и почему задачи приходится переделывать. Выберем процесс для анализа и определим состав работ.