Ускорение обработки заказов

Клиент подтвердил покупку, но заказ задерживается из-за уточнений, проверки наличия и ручной передачи данных? Найдём причины ожиданий и поможем организовать обработку до готовности к исполнению — с контролем точности и соблюдением обещанных сроков.

ОБСУДИТЬ ОБРАБОТКУ ЗАКАЗОВ

Прослеживаем заказ от поступления до передачи в исполнение.

Проверяем полноту данных, наличие и резервирование.

Устраняем причины лишних согласований и повторного ввода.

Оцениваем скорость вместе с точностью и качеством передачи.

Заказ получен, но ещё не готов к исполнению

Заказы поступают по разным каналам

Сведения остаются в почте и мессенджерах, а регистрация зависит от действий конкретного сотрудника.

Для оформления не хватает исходных данных

Позиции, количество, адрес или условия приходится уточнять несколькими обращениями.

Наличие и резерв проверяют вручную

Менеджер обращается к складу и коллегам, чтобы подтвердить доступность товара.

Цена и условия требуют повторных согласований

Полномочия и основания для самостоятельного решения не определены.

Информацию переносят между системами

Ручной ввод увеличивает трудозатраты и создаёт расхождения.

Стандартные и сложные заказы идут одной очередью

Типовая обработка задерживается вместе с вопросами, требующими дополнительной проверки.

Склад возвращает заказ на уточнение

Состав, упаковка, единицы измерения или условия передачи указаны неоднозначно.

Изменения клиента не доходят до исполнителей вовремя

Разные участники продолжают работать с разными версиями заказа.

Найти причины задержек оформления

Сколько ресурсов забирает повторная обработка

Ожидание заказа и трудозатраты сотрудников измеряем отдельно. Уменьшение времени между этапами не всегда означает такое же сокращение рабочего времени. Необходимые проверки сохраняем, а повторения исследуем по причинам.

Что делает ITLS для ускорения обработки заказов

Определяем границы и категории заказов

Выбираем каналы поступления, типы клиентов и условия исполнения. Согласуем начало и конец измерения.

Результат для клиента: понятная задача и сопоставимые группы заказов.

Исследуем фактическую обработку

Прослеживаем регистрацию, уточнения, проверку наличия, согласования и передачу на склад. Фиксируем ожидания и возвраты.

Результат: карта процесса с основными задержками.

Проверяем данные и полномочия

Уточняем необходимый состав заказа, достоверные источники информации и условия принятия решений.

Результат: причины повторных запросов и лишних передач.

Разрабатываем и проверяем изменения

Согласуем правила регистрации, маршруты, требования к данным и работу с изменениями. Проверяем подход на выбранной группе заказов.

Результат: данные о влиянии нового порядка на скорость и точность.

Закрепляем управление очередью

Определяем ответственных, контрольные сроки, приоритеты и действия при отклонениях.

Результат: рабочий порядок обработки без постоянных ручных напоминаний.

От регистрации заказа до проверки передачи в исполнение

Обсудить заказы для пилота

По итогам проекта — понятный маршрут и меньше повторных действий

Согласованные границы и категории заказов.
Распределение ответственности и полномочий.
Карту процесса от поступления до передачи в исполнение.
Результаты проверки согласованных изменений.
Данные о работе, ожиданиях и возвратах.
Порядок передачи, изменения и приоритизации заказов.
Требования к полноте и однозначности исходных сведений.
Показатели контроля и правила работы с отклонениями.
Правила проверки доступности и резервирования товара.

Как проверяем ускорение обработки

Что менялось на производстве после диагностики и внедрения решений

Кейс 1. Производитель отводов для атомной отрасли

Проблема: выпуск не позволял выполнить заказ в нужный срок.

Что сделали: измерили операции, нашли узкие места, изменили работу участков, переналадку и движение деталей.

Результат проекта: выпуск вырос с 2,6 до 8 отводов в час; переналадка сократилась с 214 до 30−40 минут.

Срок работы: в опубликованном кейсе указан результат за 3 месяца.

Читать кейс

Кейс 2. Производитель электрощитового оборудования

Проблема: простои и несогласованность операций при изготовлении корпусов.

Что сделали: разделили потоки, убрали ожидание при нагреве, изменили организацию заданий и оснастку.

Результат проекта: показатель выпуска вырос с 21 до 42 корпусов за рабочий день; на партии из 10 изделий убрали 50 минут ожидания.

Срок: в открытом кейсе не указан; не добавлять его в карточку без подтверждения

Читать кейс

Стоимость проекта по ускорению обработки заказов

Стоимость — после определения задачи

Срок — по согласованному плану

В состав входят исследование выбранного процесса, анализ задержек, разработка правил и сопровождение проверки изменений.

Количество каналов, категорий заказов и подразделений, объём внедрения и необходимые настройки систем фиксируются в предложении и договоре.

Когда стоит пересмотреть обработку заказов

Торговым компаниям с долгим оформлением

где подтверждённая покупка не переходит своевременно в исполнение.

Дистрибьюторам с большим потоком запросов

где ручные операции ограничивают скорость работы.

Компаниям с частыми возвратами со склада

где качество передаваемых данных требует улучшения.

Растущим отделам продаж

которым нужно проверить процесс до увеличения численности.

Руководителям перед автоматизацией

которые хотят определить требования, маршруты и источники информации.

Начать можно с одного канала поступления или категории заказов. Границы выбираем так, чтобы проверить качество передачи следующему участнику.

Никита Бузинов

Генеральный директор. Эксперт.  Бережливое производство

Михаил Масленин

Технический директор

Наша команда

Подробнее о нас

Частые вопросы

Найдите, почему подтверждённые заказы задерживаются до исполнения

Расскажите, как поступают заказы, какие проверки они проходят и почему возвращаются на уточнение. Определим границы исследования.