Визуальное управление и доски показателей
Показатели собирают, но проблемы замечают слишком поздно? Поможем сделать состояние процесса понятным: что запланировано, что происходит фактически, где возникло отклонение и кто отвечает за дальнейшие действия.
Выбираем информацию, необходимую для решений на участке.
Делаем отклонения заметными и однозначно понятными.
Закрепляем обновление данных и порядок реакции.
Проверяем, помогает ли визуализация управлять работой.
Информация есть, но она не помогает своевременно действовать
О невыполнении плана узнают в конце периода
Когда отчёт готов, времени на корректировку работы уже не остаётся.
Доска заполнена, но её почти не используют
Показателей много, а участники не понимают, какие решения нужно принимать на их основе.
Данные устаревают быстрее, чем обновляются
Команда обсуждает ситуацию, которая уже изменилась, или перестаёт доверять информации.
У каждого руководителя своя версия результата
Источники, формулы и периоды расчёта различаются, поэтому время уходит на сверку цифр.
Проблемы отмечают без ответственных
Отклонение видно, но действие, срок и исполнитель не определены.
Совещания превращаются в чтение отчёта
Участники пересказывают показатели вместо разбора препятствий и принятия решений.
Одинаковые сигналы понимают по-разному
Цвета, отметки и статусы не имеют согласованного значения и не задают порядок действий.
Для выяснения состояния участка нужен конкретный человек
Без его объяснений сложно понять очередность работ, готовность заданий и причины задержек.
Какие затраты создаёт непрозрачное состояние процессов
Наличие доски само по себе не сокращает потери. Результат зависит от качества данных, понятности сигналов и действий команды. Отдельно оцениваем трудозатраты на подготовку информации и пользу решений, которые она позволяет принимать.
Что делает ITLS при внедрении визуального управления
Определяем управленческую задачу
Выясняем, какие решения принимаются на участке, кто использует информацию и какие отклонения нужно замечать раньше.
Результат для клиента: понятное назначение визуализации.
Результат для клиента: понятное назначение визуализации.
Выбираем показатели и источники
Согласуем необходимый набор данных, формулы, периоды и способ получения. Исключаем сведения, которые не используются в работе.
Результат: состав информации с понятными правилами расчёта.
Результат: состав информации с понятными правилами расчёта.
Разрабатываем доску и визуальные сигналы
Определяем структуру, обозначения, сравнение плана и факта, отображение проблем и действий. Выбираем физический или цифровой формат.
Результат: рабочий макет под задачи конкретных пользователей.
Результат: рабочий макет под задачи конкретных пользователей.
Проверяем применение в ежедневной работе
Тестируем обновление данных, короткие встречи, фиксацию решений и передачу вопросов на следующий уровень.
Результат: обратная связь участников и подтверждённые корректировки..
Результат: обратная связь участников и подтверждённые корректировки..
Закрепляем ответственность и порядок реакции
Определяем владельцев данных, условия обращения к руководству и контроль выполнения мероприятий.
Результат: правила использования доски как инструмента управления.
Результат: правила использования доски как инструмента управления.
От выбора информации до проверки работы с отклонениями
По итогам проекта — понятная информация и согласованные действия
- Описание задач и пользователей визуального управления.
- Порядок проведения рабочих встреч.
- Набор показателей с формулами и источниками данных.
- Правила фиксации действий, сроков и исполнителей.
- Макет доски под выбранный процесс.
- Результаты проверки на выбранном участке.
- Правила обозначения статусов и отклонений.
- Стандарт поддержания и пересмотра визуального управления.
- Ответственных и периодичность обновления информации.
Как проверяем пользу доски показателей
Примеры улучшения управляемости процессов
Приведённые проекты ITLS показывают результаты изменения процессов. Внедрение визуального управления и досок показателей как отдельный подтверждённый результат в них не заявляется.
Проблема: длительное согласование договоров задерживало подготовку к выполнению обязательств.
Что сделали: перестроили административные процессы согласования документов между подрядчиками и государственной компанией.
Результат проекта: общий срок заключения договоров сократился с двух лет до четырёх месяцев.
Что сделали: перестроили административные процессы согласования документов между подрядчиками и государственной компанией.
Результат проекта: общий срок заключения договоров сократился с двух лет до четырёх месяцев.
Проблема: ожидания и несогласованность операций ограничивали выпуск корпусов.
Что сделали: разделили потоки, пересмотрели выдачу заданий и оснастку, устранили ожидание при нагреве.
Результат проекта: выпуск увеличился с 21 до 42 корпусов за рабочий день. На партии из 10 изделий исключили 50 минут ожидания.
Что сделали: разделили потоки, пересмотрели выдачу заданий и оснастку, устранили ожидание при нагреве.
Результат проекта: выпуск увеличился с 21 до 42 корпусов за рабочий день. На партии из 10 изделий исключили 50 минут ожидания.
Стоимость внедрения визуального управления и досок показателей
Стоимость — после определения задачи
Срок — по согласованному плану
В состав входят исследование текущего управления, выбор показателей, разработка макета, подготовка правил и сопровождение практической проверки.
Количество участков и уровней управления, объём подготовки данных и необходимость цифровой настройки фиксируются в предложении и договоре.
Срок — по согласованному плану
В состав входят исследование текущего управления, выбор показателей, разработка макета, подготовка правил и сопровождение практической проверки.
Количество участков и уровней управления, объём подготовки данных и необходимость цифровой настройки фиксируются в предложении и договоре.
Когда стоит внедрять визуальное управление
Производственным участкам
где состояние плана и причины остановок трудно определить без дополнительных вопросов.
Офисным подразделениям
где задачи и согласования задерживаются, а очередь работы непрозрачна.
Руководителям с перегруженной отчётностью
которым нужен необходимый набор информации для конкретных решений.
Компаниям с формальными досками
где показатели обновляются, но отклонения не приводят к действиям.
Командам после внедрения улучшений
которым требуется поддерживать новый порядок и своевременно замечать его нарушения.
Начать можно с одного процесса и уровня управления. Состав информации выбираем под решения пользователей, чтобы доска оставалась понятной и применимой в работе.
Частые вопросы
Отчётность фиксирует сведения о работе. Визуальное управление помогает быстро увидеть состояние процесса и определить необходимое действие. Для этого информация связывается с ответственностью и правилами реакции.
Столько, сколько необходимо для решений на выбранном уровне. Каждый показатель должен иметь понятное назначение, источник и связанное действие при отклонении.
Разделяем оперативное определение состояния и подробный анализ причин. На короткой встрече фиксируем отклонение, действие или необходимость отдельного разбора, ответственного и срок.
Формат зависит от места работы команды, доступности данных и частоты использования. Решение должно быть удобно участникам и поддерживать необходимую актуальность информации.
Частоту выбираем по скорости изменения процесса и моменту принятия решений. Посменные, ежедневные и еженедельные показатели могут требовать разного порядка обновления.
Не обязательно. Сначала проверяем состав информации, формулы и порядок использования. Автоматизацию рассматриваем после подтверждения требований и качества исходных данных.
Сделайте состояние процесса понятным для команды
Расскажите, какие решения приходится принимать, где не хватает актуальной информации и как сейчас обсуждаются отклонения. Определим задачу визуального управления.