Автоматизация подготовки коммерческих предложений для логистической компании
Как единый порядок расчёта, шаблон предложения и автоматизация повторяющихся действий могут сократить время подготовки КП и разгрузить отдел продаж.
С чем обратилась компания?
Менеджер получает запрос на перевозку, уточняет параметры груза, собирает тарифы и рассчитывает стоимость. Затем переносит данные в коммерческое предложение и согласовывает условия.
В модельном сценарии на одно типовое КП уходит 45 минут. При 200 предложениях в месяц подготовка занимает 150 часов — значительную часть рабочего времени сотрудника.
Основные причины задержек:
- Неполные заявки приходится возвращать на уточнение.
- Тарифы и условия хранятся в разных файлах.
- Расчёты и данные клиента повторно переносятся в документ.
Что мы изменили?
Собрать необходимые данные на старте
Единая форма заявки фиксирует маршрут, параметры груза, сроки и дополнительные требования. Менеджер сразу видит, какой информации не хватает для расчёта.
Упорядочить расчёт стоимости
Общий источник тарифов и согласованные правила расчёта сокращают поиск информации. Нестандартные условия проходят отдельное согласование, типовые заявки обрабатываются по установленному порядку.
Упростить оформление предложения
Данные заявки и результаты расчёта подставляются в единый шаблон КП. Менеджер проверяет условия и готовит документ к отправке, не собирая его заново.
Результат проекта
Для расчёта принят объём 200 типовых КП в месяц. Сравниваются трудозатраты сотрудников на подготовку одного предложения; ожидание ответа клиента или перевозчика в показатель не входит.
| Показатель | До изменений | После |
|---|---|---|
| Подготовка одного типового КП | 45 минут | 15 минут |
| Трудозатраты на 200 КП в месяц | 150 часов | 50 часов |
| Высвобождённое время команды | — | 100 часов в месяц |
Сокращение ручных действий даёт менеджерам больше времени на уточнение потребностей, обсуждение условий и сопровождение сделок. Единый порядок подготовки также облегчает передачу заявок между сотрудниками.
Фактический эффект зависит от сложности перевозок, качества тарифных данных и доли нестандартных запросов.
Сколько времени ваша команда тратит на подготовку КП?
Разберём путь заявки, найдём причины задержек и определим, какие действия можно упростить или автоматизировать.